Hoe organiseer ik een bedrijfsuitje?

Een bedrijfsuitje organiseren is voor de een, een van de leukste dingen om te doen en voor de ander iets om tegenop te zien. Toch is het een belangrijk evenement binnen de bedrijfscultuur. Een teamuitje is namelijk meer dan alleen een leuk dagje weg met collega’s. Het stimuleert de creativiteit, bevordert de samenwerking, draagt bij aan de cohesie van de groep en zorgt voor dus indirect voor een betere omzet binnen het bedrijf.

Maar waar moet je allemaal aan denken om ervoor te zorgen dat het je collega’s aan niets ontbreekt tijdens deze dag? En wat is de toegevoegde waarde van het organiseren van een bedrijfsuitje? Ben jij dit jaar de gelukkige die deze organisatorische taak op zich mag nemen? Dan hebben wij voor jou een checklist opgesteld om ervoor te zorgen dat jouw teamdag een onvergetelijke dag wordt voor iedereen.

Checklist bedrijfsuitje organiseren
Welke stappen doorloop je tijdens de organisatie?

In onderstaand stappenplan gaan we door alle stappen heen die belangrijk zijn bij het organiseren van een bedrijfsuitje.

  • Wat is het doel van het uitje?
  • Wat is het beschikbare budget?
  • Wie nodig je uit?
  • Wanneer gaat het uitje plaatsvinden?
  • Waar gaan we naartoe?
  • Wat gaan we doen?
  • Hoe gaan we er naartoe?
  • Wie gaat het organiseren?
  • Wat doe ik als organisator op de dag zelf?
  • Maak het bedrijfsuitje onvergetelijk.
Randvoorwaarden
Stap 1 – Wat is het doel van het bedrijfsuitje?

Bedrijfsuitjes zijn er in alle soorten en maten. Daarom is het belangrijk om vast te stellen wat het doel is van de dag. Niet alle activiteiten passen bij alle doelen. Verschillende doelen voor je bedrijfsuitje kunnen zijn:

  • Elkaar beter leren kennen;
  • Teambuilding;
  • Een viering zoals jubileum, bedankje of opening van een nieuw bedrijf;
  • Personeel uitdagen en/of grenzen verleggen;
  • Motiveren en bedanken van medewerkers;
  • Bedanken van relaties en kennismaking met de bedrijfscultuur;
  • Een gezellige, ontspannen dag hebben met elkaar.

Het gewenste doel van de teamdag dient het uitgangspunt te zijn bij de keuze voor activiteit, locatie & invulling.

Stap 2 – Wat is het beschikbare budget?

Eén van de belangrijkste onderdelen van het stappenplan; het budget. Mag je groots uitpakken of blijft het bij een bescheiden lunch op eigen locatie?

Binnen de organisatie zijn vaak meerdere budgetten beschikbaar voor verschillende teams, afdelingen en activiteiten. Voor teamuitjes is er meestal een vastgesteld budget per jaar beschikbaar. Mocht je een uitje organiseren vanuit de personeelsvereniging dan is er waarschijnlijk een budget gespaard wat je kan besteden. Mocht dit budget niet voldoende zijn dan kun je een verzoek indienen bij het bedrijf voor een eventuele extra bijdrage.

Het is belangrijk om het budget vooraf goed te verdelen. Reserveer bijvoorbeeld een deel voor de lunch, een activiteit en het vervoer. Kom je er toch niet uit met het budget dan volgen hieronder een aantal bespaartips.

Bespaartips:

  • Lunch op de zaak en vertrek daarna naar de activiteiten locatie;
  • Als het uitje toch buiten de deur start, laat iedereen dan met eigen vervoer komen;
  • Schakel eventueel een evenementenbureau of een partyplanner in. Zij hebben vaak gunstige prijsafspraken met locaties, restaurants en vervoersbedrijven;
  • Laat iedereen zijn eigen lunch meenemen. Dit kan ook voordelig zijn voor eventuele allergieën en/of dieetwensen;
  • Zorg dat je drankjes vooraf afkoopt, zodat je op de dag zelf niet meer voor verrassingen/extra kosten komt te staan;
  • Vraag meerdere offertes op en vergelijk.
Stap 3 – Wie nodig je uit?

Als je, doormiddel van stap 1 en 2, het doel van je personeelsuitje en beschikbare budget hebt bepaald ga je kijken wie je wil uitnodigen. Hoeveel personen je uiteindelijk uitnodigt hangt namelijk mede af van het doel en budget en kunnen verschillende doelgroepen zijn. Bestaat je bedrijf bijvoorbeeld 25 jaar? Dan is het leuk om ook de partners en kinderen van je collega’s uit te nodigen. Of nodig je alleen de leden van je eigen team uit omdat jullie aan de teambuilding moeten werken?

Stap 4 – Wanneer gaat het uitje plaatsvinden?

Je zult het misschien niet verwachten maar stap 4 is een van de moeilijkste stappen van het gehele stappenplan. Een datum prikken voor meerdere personen blijft altijd een lastige klus want je wil natuurlijk dat iedereen erbij kan zijn. Het lijkt misschien nog vroeg in het proces maar één of meerdere data bepalen voor het uitje is belangrijk. Bedenk vooraf of het op een werkdag plaats gaat vinden of bijv. op een weekenddag waarop de medewerkers vrij zijn.  Daarnaast zijn niet alle locaties of activiteiten alle dagen beschikbaar, dus informeer goed.

Tip | stuur geen mail met tal van data voorstellen als het om een grote groep mensen gaat. Het is een onmogelijke klus om iedereen tevreden te houden. Maak zelf een keuze van ongeveer 1 à 2 data en laat je collega’s daaruit kiezen. Of stuur gewoon de uitnodiging met de gekozen datum. Dit is met name gemakkelijk wanneer het uitje op een reguliere werkdag plaatsvindt.

De locatie
Stap 5 – Waar gaan we naar toe?

Om te kunnen bepalen waar je naar toe gaat is het belangrijk om te vast te stellen hoe lang het uitje mag duren en waar iedereen vandaan moet komen. Wordt het een dagdeel, mag het een hele dag duren of zelfs meerdere dagen? Moet het personeel voor- of na het uitje nog naar de zaak? Komt iedereen uit de buurt of vanuit verschillende regio’s? Een afweging kan zijn om dicht bij kantoor te blijven i.v.m. de reistijd.

Denk goed na over wat de toegevoegde waarde is van de bestemming en waar de locatie aan moet voldoen. Kijk bijvoorbeeld naar locaties die centraal gelegen zijn, en dus gemakkelijk bereikbaar voor iedereen. Is er voldoende (gratis) parkeergelegenheid? Zijn de activiteiten en horeca op één locatie te organiseren? Het is ideaal wanneer je tussendoor niet nog van locatie moet wisselen.

Stap 6 – Wat gaan we doen?

Aan de hand van voorgaande stappen kun je gaan bepalen wat je gaat doen en hoe je deze dag wil indelen. Wil je bijvoorbeeld een dagvullend programma of combinatie van formeel en informeel? Denk aan een vergadering in de ochtend, gevolgd door goede lunch en activiteiten in de middag om af te sluiten met een smakelijke barbecue of groot feest in de avond.

Bedenk ook hoe actief het programma mag worden. Bestaat je personeel uit jonge, fitte mensen? Of zijn er ook mensen minder goed ter been? Zijn het vooral denkers of doeners? Bekijk eventueel het programma van het jaar daarvoor. Neem contact op met de locatie waar je graag heen zou willen en laat je adviseren. Zij kennen de activiteiten het beste en jij het personeel. Niet alles hoeft gekker, leuker of origineler. Het uitje moet bij de mensen passen en bij het uiteindelijke doel van de dag.

Tip | zorg ervoor dat je niet alleen bezig bent met het organiseren van de activiteiten en het feest maar zorg ook voor een goede lunch of diner. Een goede bodem is van groot belang tijdens een druk programma. Bezuinig niet op eten en drinken want dit zijn vaak de momenten waarop collega’s lekker met elkaar kunnen kletsen voor een betere verbinding.

Stap 7 – Hoe gaan we er naartoe?

Het vervoer hangt af van de locatie van het bedrijfsuitje. Zo kun je bijvoorbeeld voor busvervoer kiezen of laat je iedereen zelf naar de locatie komen.

Busvervoer |  Het is belangrijk om meerdere offertes op te vragen en deze met elkaar te vergelijken. Reserveer op tijd als je met een grote groep mensen bent. Het makkelijkste is om iedereen te laten verzamelen bij het bedrijf zelf. Zo voorkom je onvree tussen collega’s over diverse opstappunten.

Eigen vervoer | Dit is het gemakkelijkste als je dicht bij huis blijft en bespaart je een hoop kosten. Iedereen kan op zijn eigen tempo vertrekken en kan vanuit de locatie meteen naar huis. Let wel op of er voldoende (gratis) parkeergelegenheid is op de locatie waar jullie naar toe gaan.

Zorg van tevoren voor een goede routebeschrijving en vermeld verschillende parkeeropties.

De organisatie
Stap 8 – Wie gaat het organiseren?

Nu je een goed beeld hebt van wat er allemaal bij komt kijken is het verstandig om contact te leggen met één of meerdere locaties. Zij weten precies wat je moet regelen voor deze dag zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Denk o.a. aan een handig starttijdstip i.v.m. drukte op de weg, dieetwensen en allergieën en invulling van het programma wat betreft passende activiteiten en horeca.

Kies voor een partij waar je je goed bij voelt. Heeft de organisatie veel ervaring op het gebied van personeelsuitjes? Kunnen ze goed adviseren wat betreft mogelijke invulling van het programma? Vraag één of meerdere offertes op, vergelijk deze met elkaar en kies vervolgens voor de beste match.

Stap 9 – Wat doe ik als organisator op de dag zelf?

De voorbereiding is compleet. Je hebt een locatie, invulling en de offerte is getekend. Maar wat doe jij als organisator van het uitje op de dag zelf? Het is natuurlijk heel erg belangrijk dat jijzelf ook van deze dag(en) geniet. Je hebt dan wel alles mede georganiseerd maar bent ook onderdeel van het bedrijf. Je bent op deze dag het aanspreekpunt voor collega’s en verschillende betrokken instanties. Durf te vertrouwen op de organisatie waarvoor jij hebt gekozen. Geef de regie uit handen maar genieten ook van deze mooie dag!

Na afloop
Stap 10 – Maak het bedrijfsuitje onvergetelijk.

Nu alles op rolletjes loopt en iedereen aan het genieten is van het uitje is het leuk om een herinnering te creëren. Zorg daarom voor een leuk aandenken. Je kan bijvoorbeeld een fotograaf inhuren die gedurende de dag wat foto’s maakt, T-shirts laten bedrukken welke tevens als teamherkenning fungeert of laat een aftermovie maken. Een gezellige groepsfoto voldoet natuurlijk ook. Erg leuk om deze na afloop nog naar iedereen toe te sturen om ze te bedanken voor de leuke dag.

Op naar het volgende dagje uit!

Strandpaviljoen-eventlocatie

IJzeren Man Vught

  • Centraal gelegen
  • Jarenlange ervaring
  • Horeca & activiteiten op één locatie
  • Gratis parkeergelegenheid

Lees meer over de IJzeren Man

IJM-Outdoor-Archery-Tag

IJM-Outdoor

  • Voor elk budget een passende programma
  • Ruime keuze aan activiteiten
  • Professionele instructeurs
  • Teambuilding & groepsuitjes sinds 2001

Bekijk hier alle bedrijfsuitjes.

Benieuwd wat de IJzeren Man in Vught voor jouw bedrijfsuitje kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op. We bespreken graag de mogelijkheden!